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Malos RFPs y 7 maneras de mejorarlos

October 09, 2014 by Gabriel Bunster

RFP sheet

Aquí, en DeltaBid, hemos visto muchos, muchos RFPs. Después de todo, nos dedicamos a hacer el proceso de los RFPs más fácil para los compradores y proveedores. De esas “solicitudes de propuestas (RFPs)”, hemos aprendido lo que los compradores deben y no deben hacer cuando se crea un evento.

Echemos un vistazo a un ejemplo. Esto es lo que NO debes hacer:

Gentilmente le solicitamos nos envíe su oferta en relación a construirnos un nuevo sitio web para nuestra empresa.

Lo creas o no, de verdad hemos visto RFPs exactamente como este. Si bien puede parecer corto, amable y al punto, es, de hecho, todo lo contrario. Permite que los proveedores sepan que la compañía está buscando ofertas, pero su falta de información va a crear mucho trabajo más adelante.

Por qué es tan malo?

En primer lugar, echemos una mirada a qué es exactamente lo que falta. Esta solicitud en una frase, no responde a ninguna de las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo se ve el sitio web actual?
  • ¿Qué es lo que esperan de un nuevo sitio web?
  • ¿Cuál es el plazo para presentar ofertas?
  • ¿Ya ha sido desarrollado un diseño?
  • ¿Ha considerado todos los impuestos en juego, en particular los prestadores de servicios extranjeros?

Y así podríamos seguir. Para que los proveedores puedan hacer ofertas informadas, van a necesitar respuestas a estas preguntas. Eso puede no parecer un problema, pero a medida que cada proveedor le envía una lista de preguntas, se le requerirá responder a ellos, uno por uno. Este es un proceso ineficiente, lento, que se podría haber evitado simplemente enviando una solicitud de cotización más detallada en la primera instancia.

¿Cómo puede hacerse mejor?

Aquí va un ejemplo de una buena RFP, básica.

  • Introducción: La intención de esta RFP es proporcionar a los proveedores interesados de información suficiente que les permita preparar y presentar propuestas para un nuevo sitio web de la empresa, con una plataforma de comercio electrónico.
  • Sobre el proyecto: Esta RFP solicita propuestas de proveedores calificados con demostrada experiencia relevante para el diseño de una nueva página web y plataforma de comercio electrónico para el alquiler de furgones de mudanza.
  • Acerca de los ítems de la propuesta: la propuesta debe incluir el costo de diseño, la solución de problemas técnicos y todos los impuestos que correspondan al servicio prestado
  • Plazos: El proyecto completo debe estar operativo a más tardar el 15 de septiembre.
  • Expectativas: los proveedores interesados ​​deberán adjuntar referencias y muestras de trabajos para clientes anteriores, junto con llenar detalladamente los campos del formulario que se encuentra en los archivos adjuntos.
  • Especificaciones adicionales se pueden encontrar en los documentos adjuntos.
  • Documentos adjuntos: información de la marca, el diseño de preferencia con imágenes, lista de las secciones que se incluirán en la página de la empresa, el texto de las páginas, imágenes e información de la flota disponible de vehículos disponibles, lista detallada.

Esta es la idea: proporcionar a los proveedores con suficiente información que les permita desarrollar sus propuestas sin tener que hacer demasiadas preguntas adicionales.

¿No sabes que solicitar a tus proveedores en relación a una solicitud de propuesta (RFP) específica?

Si usted es un comprador que compra por primera vez un producto o servicio en particular o si se siente como si no tiene la experiencia adecuada para saber exactamente lo que debe solicitar a los proveedores, hay un par de cosas que usted puede hacer antes de configurar una RFP.

En primer lugar, póngase en contacto con varios proveedores diferentes. Simplemente pregúnteles qué información necesitan para elaborar una oferta competitiva.
En segundo lugar, póngase en contacto con un experto. Use su red de contactos para solicitar el tipo de información que los compradores que ya han comprado con éxito los productos o servicios que usted está buscando comprar.

7 cosas que debe incluir en una buena RFP

Como pauta, hay siete áreas que usted debe incluir en sus solicitudes de propuestas (RFPs).

  1. Información general de la empresa (esencial en el caso de nuevos proveedores, para ayudar a generar confianza)
  2. Descripción detallada del proyecto propuesto, incluyendo imágenes
  3. Información detallada sobre el proceso de la licitación: formato, costos adicionales a incluir - por ejemplo, IVA y transporte
  4. Fecha límite: dar a los proveedores tiempo suficiente (generalmente dos semanas), y al mismo tiempo darse a sí mísmo tiempo suficiente para ejecutar otro evento de licitación en caso de que no consigan obtener ofertas
  5. Expectativas: referencias, muestras de trabajos anteriores o de materiales, formularios completados, etc
  6. * Un cuestionario para ayudarle a conocer mejor a los nuevos proveedores
  7. Fechas de inicio y término previstas

* Usted podría considerar preguntar por los años en el mercado, los estándares de calidad por los que se rige, rotación del personal, etc

Tomarse el tiempo para agregar esta información adicional, le ahorrará tiempo después y hará que su proceso de solicitud de propuesta (RFP) sea más eficiente.

Gabriel Bunster

Written by Gabriel Bunster

Gabriel tiene una extensa experiencia en el mundo tecnológico y el funcionamiento de las empresas, habiendo sido gerente general de una empresa de software por 12 años y haber sido Director Comercial de empresas tecnológicas como Oracle y Unisys. Desde esa experiencia y con las redes adquiridas en los años previos, su facilidad en el manejo de las relaciones, se aboca ahora a apoyar la propagación de los servicios de Deltabid.

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