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Cómo instalar un Departamento de Adquisiciones

May 23, 2014 by Andres Kuuse

How to set up a procurement department.

Si estás pensando crear un departamento de adquisiciones para una empresa de reciente formación, dale un vistazo a los siguientes pasos. Estos mismos pasos se pueden utilizar también para reestructurar los procesos de compras existentes, y potenciar tus prácticas de negocio.

La preparación es clave

Antes de que empieces a desarrollar objetivos y estrategias y antes incluso de empezar a reclutar la gente para el departamento de adquisiciones, es importante hacer alguna investigación. En primer lugar, es necesario definir las expectativas y necesidades de los stakeholders de tu empresa.

¿Necesitas ayuda estableciendo quiénes son tus stakeholders? Echa un vistazo a este artículo: Investigar a los stakeholders de tu empresa y conocer cuales son sus intereses y necesidades.

Una vez que hayas obtenido las necesidades e intereses de los stakeholders de la empresa, es el momento de empezar a establecer tus objetivos.

¿Cuáles deberían ser las primeras tareas para instalar el nuevo departamento de adquisiciones?

La primera tarea es instalar una base sólida para tu departamento de adquisiciones. Esto implica el desarrollo de una política de estándares de compras, contratar un equipo de personas con las habilidades necesarias y la selección de las herramientas adecuadas para llevar a cabo tus procedimientos de adquisiciones.

Esto te proporcionará la base para implementar con éxito tus procesos de adquisición desde el primer movimiento. Después de eso, te puedes concentrar en la ejecución del plan estratégico del departamento de adquisiciones.

Las siguientes sugerencias y consejos te ayudarán a empezar.

#1 La creación de una política de compras

Una política de compras se compone de las normas y reglamentos establecidos por la administración para gobernar el proceso de adquisiciones de los bienes y servicios que necesita la empresa para funcionar eficientemente. Si no tienes una política de compras establecida, esta es una de las primeras cosas que debes hacer.

Ya sea que vas a crear un departamento de adquisiciones en una empresa nueva o a renovar uno ya existente, debes pensar en el tipo de organización de adquisiciones que deseas crear:

A) Un departamento de adquisiciones centralizado, que será responsable de las compras de todos los bienes y servicios para la empresa.

B) Un departamento de adquisiciones que regula desde el Centro y coordina todas las decisiones estratégicas, mientras las actividades transaccionales están descentralizadas. Por ejemplo, todas las compras superiores a M$ 6.000 tienen que pasar por el departamento central de adquisiciones y las compras inferiores pueden ser procesadas completamente por cada departamento, función o unidad regional.

La creación de un departamento customizado de adquisiciones de alto rendimiento es altamente dependiente de los objetivos específicos del negocio de la empresa en cuestión.

# 2 La formación del equipo y su capacitación

Una vez que has especificado los objetivos del nuevo departamento de adquisiciones, sabrás cuántas personas necesitas y qué habilidades requieren tener. Es hora de empezar a armar este equipo y luego, si es necesario, entrenarlos.

Reclutando al equipo:

El primer lugar donde buscar a los miembros de un equipo de calidad es dentro de la misma empresa. Quizás hay personas que ya han estado realizando tareas de compras y podrían ser reclutados para el nuevo equipo del departamento de adquisiciones. Al estructurar los procesos de compras, puede haber personas en tu empresa que puedan ser invitados a trabajar en el nuevo departamento. Las personas que ya tienen experiencia trabajando en la empresa son más fáciles de comprometer y entrenar.

Si necesitas ayuda para reclutar nuevos miembros para un equipo de alta calidad, sería conveniente considerar la participación de una empresa de servicios de head hunting. Puedes encontrar con facilidad a una empresa de este tipo por Internet o pedirle referencias y experiencias a otros ejecutivos de tu empresa.

Nota: Es importante tener al menos una persona con experiencia previa en el ámbito de las compras en un departamento de adquisiciones nuevo.

Capacitación del equipo:

Si tu equipo tiene que ejecutar operaciones específicas de compras o tareas que exceden sus competencias o si hay falta de conocimiento, capacitar a tu equipo es una inversión necesaria.

Esta inversión te proporcionará un departamento de alto rendimiento de adquisiciones, proporcionando un valor agregado a toda la empresa y la satisfacción de las expectativas y necesidades de los stakeholders

Indaga en institutos profesionales de compras como CPSM (Certified Professional in Supply Management) y certificaciones de ISM y APICS.

#3 Agrupe a sus proveedores y cree una base de datos central de proveedores

Una de las tareas más frecuentemente ignoradas es la de segmentar o agrupar a tus proveedores y la creación de una base de datos centralizada de proveedores. Una base de datos centralizada de proveedores es esencial para tener una clara supervisión de sus proveedores y así establecer exactamente cuáles de ellos podrían ascender a la categoría de proveedores estratégicos.

Tus proveedores estratégicos juegan un rol clave en el éxito de tu empresa. Ellos son socios colaboradores del negocio de largo plazo, que te ayudan a ejecutar tus estrategias de negocio. La naturaleza de tu negocio determina quiénes son tus socios estratégicos - por ejemplo, un proveedor estratégico puede ser el que te provee de materias primas o componentes claves para la fabricación.

La identificación de tus proveedores estratégicos es esencial para:

  • Definir sus necesidades y expectativas.
  • La reducción de riesgos de la cadena de suministros.
  • El establecimiento de alianzas y buenas formas de comunicación.
  • El desarrollo de políticas de adquisición efectivas. La aplicación de una política de adquisición estándarizada con proveedores estratégicos puede dar lugar a un resultado indeseable, como perderlos como proveedor o interrupciones en tus líneas de producción.

Además, una base de datos centralizada de proveedores ayuda a ahorrar tiempo a todos los compradores de tu empresa, ya que pueden evitar la creación y gestión de listas individuales en Excel.

# 4 La elección de las herramientas adecuadas

Para un proceso de adquisiciones ágil y fluido y para proporcionar a las jefaturas una buena supervisión de todos los procesos de compras del departamento de adquisiciones, es imprescindible el uso de una herramienta adecuada de gestión de las compras.

La herramienta adecuada puede ayudar a su empresa a:

  • Crear una base de datos centralizada de proveedores accesible por todos los empleados que efectúen compras.
  • Proporcionar una vista amplia y clara de todas las solicitudes de propuestas, cotizaciones o información, de la empresa.
  • Ahorrar entre un 25 y un 40% del tiempo de procesar las RFP del equipo de adquisiciones (en comparación con el uso de correos electrónicos).
  • Establecer un panel de control central, para que el líder del equipo pueda seguir todos los procesos de compras desde un solo lugar.

Considera el uso de un moderno software web de gestión de adquisiciones como DeltaBid. Es fácil de usar, no requiere capacitación previa ni asistencia para la implantación de un software y es un poderoso activo para todo el equipo de compras. Para más información y para iniciar una prueba gratuita, visita www.deltabid.com/es y ve en 10 minutos de lo que se trata esta solución.

Una vez que estas tareas se han llevado a cabo y los procedimientos están en su lugar en tu renovado departamento de adquisiciones, es el momento de fijar objetivos para ayudarles a establecer sus estrategias de negocio y satisfacer así las necesidades y expectativas de los stakeholders.

 

Andres Kuuse

Written by Andres Kuuse

I am a co-founder and the Customer Support representative at DeltaBid. I’m passionate about creating an easy to use tool that helps procurement and e-sourcing people do their job better. Just as SalesForce revolutionized sales development, we will revolutionize procurement.

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